司法書士シエン　プライバシーポリシー（個人情報保護方針）

司法書士シエン（以下「当事務所」といいます。）は、相続・家族信託・不動産登記・商業登記・ファイナンシャルプランニング等の業務を行う専門家として、お客様の個人情報を適切に取り扱い、その保護を重要な責務と考えています。

当事務所は、個人情報の保護に関する法律その他関係法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシー（個人情報保護方針）を定め、個人情報の適切な保護と利用に努めます。

1．事業者の名称・連絡先

司法書士シエン
所在地：東京都新宿区北新宿1丁目8番22号斎藤ビル102
電話番号：03-6304-0883
代表者：司法書士　坂大一雄

2．本ポリシーの対象となる情報

本ポリシーにおける「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）に定める用語の意味によります。

当事務所は、以下のような情報を取り扱います。

• 氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど連絡先情報
• 生年月日、家族構成、扶養状況などの属性情報
• 不動産に関する情報（所在・地番・家屋番号・評価額など）
• 相続人・株主・役員等の関係者に関する情報
• 相談内容、依頼内容、契約内容、相談・面談の記録
• アクセスログ、Cookie等のオンライン識別子

3．個人情報の取得方法

当事務所は、以下の方法で個人情報を適正に取得します。

• 電話・メール・お問い合わせフォーム・各種SNS・チャットツール等によるお問い合わせ時
• ご相談・ご依頼時の面談、オンライン相談（Web会議ツール等）時
• 委任契約書、見積書、申込書、アンケート等へのご記入
• 公的機関・金融機関・提携専門家等から、依頼遂行上必要な範囲で適法に取得する場合
• 当事務所ウェブサイトの閲覧に伴い自動的に送信されるアクセス情報（IPアドレス、Cookie等）

なお、要配慮個人情報（健康状態、信条等）については、法令に基づく場合や業務遂行上真に必要な場合を除き、取得・利用を行いません。

4．個人情報の利用目的

当事務所は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。

(1) 司法書士業務・関連コンサルティング業務の遂行のため

• 相続・遺言・家族信託等に関する相談対応および業務受任の可否判断
• 不動産登記・商業登記その他司法書士業務の遂行
• ファイナンシャル・プランニング業務、相続・事業承継コンサルティング業務の遂行
• 料金の見積もり、請求、支払に関する事務
• 関係官公庁・金融機関・他の専門家（弁護士・税理士等）への書類作成・提出・連絡

(2) お客様との連絡・ご案内のため

• ご相談・ご依頼内容に関する確認や連絡
• 面談・オンライン相談の日程調整、リマインド
• 書類の送付（郵送・メール等）、業務進捗のご報告
• 当事務所が開催・共催するセミナー、勉強会等のご案内（ご希望された方のみ）

(3) サービスの品質向上・事務所運営の改善のため

• サービス向上に向けたアンケートのお願い・分析
• 匿名化した統計データの作成と業務改善への活用
• 新サービス・新メニューの企画・検討

(4) 法令等に基づく対応のため

• 法令に基づく届出・報告・記録保全
• 紛争・訴訟等への対応
• その他、個人情報保護法その他の法令で認められる範囲内での利用

上記の利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合には、法令で認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得た上で行います。

5．個人データの第三者提供

当事務所は、以下の場合を除き、あらかじめ本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難なとき
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難なとき
• 国の機関や地方公共団体などが法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合
• 業務遂行のために、弁護士・税理士・社会保険労務士・不動産業者・金融機関などの専門家・関係者と連携する必要がある場合で、本人の利益を不当に害さないと認められるとき
• 合併その他の事由による事業承継に伴って個人データが提供される場合

このうち、業務提携先等への提供については、可能な限り書面・契約により守秘義務・再提供の防止等を定め、適切な管理を求めます。

6．個人データの取扱いの委託

当事務所は、業務の一部（書類の発送、データ入力、クラウドサービスの利用等）を外部に委託し、それに伴って個人データの取扱いを委託する場合があります。

この場合、委託先に対して適切な選定を行うとともに、機密保持契約の締結や安全管理措置の状況確認等を通じて、個人データが適切に保護されるよう監督します。

7．外国にある第三者への提供について

当事務所が利用するクラウドサービス等のサーバーが外国に設置されている場合、当該国に個人データが移転されることがあります。この場合には、個人情報保護法の定めに従い、十分な個人情報保護制度が整備されている国であること、又は当該事業者が十分な保護措置を講じていることを確認の上で利用します。

8．安全管理措置

当事務所は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために、以下の措置を講じます。

• 個人情報保護方針・取扱規程等の策定
• 個人データにアクセスできる者の限定、権限管理
• パスワード管理、ウイルス対策ソフト・ファイアウォール等による技術的安全管理
• オフィスの施錠管理、書類の保管・廃棄ルールの徹底
• 定期的な運用状況の点検・見直し

9．保有個人データの開示等の請求

当事務所は、本人またはその代理人から、当事務所が保有する保有個人データについて、以下の求めがあった場合には、個人情報保護法の定めに従い、適切に対応します。

• 開示（第三者提供記録の開示を含みます。）
• 利用目的の通知
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用の停止または消去
• 第三者提供の停止

具体的な手続き（申請方法、確認書類、手数料の有無等）については、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。法令に基づき、開示等に応じられない場合には、その理由を説明いたします。

10．Cookie（クッキー）等の利用について

当事務所ウェブサイトでは、利用状況の把握やサービス改善のために、Cookie（クッキー）や類似の技術を利用する場合があります。

Cookieは、ウェブサイト閲覧時にブラウザに保存される小さなテキストファイルであり、個人を特定できる情報は含まれていません。多くのブラウザでは、Cookieの受け入れ可否を設定したり、保存されたCookieを削除したりすることができます。設定方法は、各ブラウザのヘルプをご確認ください。

11．アクセス解析ツールの利用について

当事務所ウェブサイトでは、Googleアナリティクス等のアクセス解析ツールを利用する場合があります。これらのツールは、Cookieを利用して匿名化されたトラフィックデータを収集します。

このトラフィックデータは個人を特定するものではなく、当事務所のサイト改善・コンテンツの充実のために利用します。詳細については、各サービス提供者のプライバシーポリシーをご確認ください。

12．未成年者の個人情報について

未成年の方から個人情報をご提供いただく場合には、必要に応じて保護者の同意を得た上で提供していただくことをお願いすることがあります。

13．プライバシーポリシーの変更

当事務所は、法令の改正やサービス内容の変更等に応じて、本プライバシーポリシーの内容を見直し、予告なく変更することがあります。

重要な変更を行う場合には、当事務所ウェブサイト上でお知らせいたします。変更後のプライバシーポリシーは、当事務所ウェブサイトに掲載した時点から適用されます。

14．お問い合わせ窓口

本プライバシーポリシーおよび当事務所の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・ご相談・開示等のご請求は、下記までご連絡ください。